Die bisher gerne verwendeten Listen für Teilnehmer, in die neben Namen die Telefonnummer und eMail-Adresse eingetragen wurden, dürfen laut DSGVO nicht mehr verwendet werden. Für diese Listen gibt es neue Richtlinien:
Teilnehmer
Teilnehmerlisten, bei denen die Anwesenden unterschreiben müssen (dafür, dass Sie teilgenommen haben, z.B. bei einer Schulung) sind so zu führen, dass dort nur die Namen mit einem Feld zum Unterschreiben enthalten sind. Keinesfalls dürfen Adresse, Telefon oder Email auszufüllen sein. Diese sind dabei auch nicht abzufragen.
Newsletter
Es ist nicht mehr möglich eine Liste auszugeben, auf der sich Teilnehmer mit Namen, Adresse, Telefon und Email eintragen können. Es ist so ähnlich, wie wenn Sie alle Adressaten in einem Email in Cc… nennen, gemäß DSGVO ist dies nicht erlaubt.
Sie können sich aber Vordrucke für die „Einwilligung zum Newsletter“ erstellen (siehe unten Pkt. 1) und diese Einwilligungen sind dann von den einzelnen Teilnehmer zu unterschreiben und zB in eine Box zu werfen.
Wie setzte ich Newsletter um?
Was Sie dazu brauchen:
1. Eine Einwilligungserklärung
2. ein neues Verzeichnis in Ihrem Datenschutzkonzept
3. zusätzliche TOMs in Ihrer Datenschutzerklärung
4. und wenn Sie es nicht selber machen => einen Newsletter-Tool-Anbieter
1.Vordruck – Einwilligungserklärung für Newsletter
Zweck: Als Psychotherapeut/in unter der Verpflichtung, bei Werbung und Ankündigungen in der Öffentlichkeit fachlichen Gesichtspunkten strikt den Vorrang vor kommerziellen Gesichtspunkten einzuräumen, ist der Zweck der Werbung oder Ankündigungen zB per Newsletter auf das sachlich Gebotene beschränkt. Daher beinhalten meine Newsletter und Ankündigungen nur ausreichende Information über Art und Umfang der angebotenen Leistungen (Therapie, Supervision, Coaching, Teamberatung, Workshops, Seminare, Fort- und Weiterbildung, … und Veranstaltungen, für die die Teilnehmer Fort-/Weiterbildungs-Bestätigungen bekommen) sowie über die geforderten Entgelte und die Rechte der Klienten bzw Aus-/Fortzubildenden.
Vorab zur werten Kenntnisnahme meine Datenschutzerklärung: www. …homepage…at /datenschutz
Hinweise:
Ihre E-Mail-Adresse wird nur für den Zweck der Erbringung dieses Newsletters verwendet. Ihre E-Mail-Adresse wird aber niemals für Werbezwecke an Dritte weitergegeben.
Ja, ich stimme dem Erhalt eines E-Mail Newsletters von (Psychotherapeut/in) gesendet an folgende
E-Mail-Adresse: ………………….
und Namen: ……………………….
…….Ort.….. am …………………. zu.
Ich kann diese Einwilligung jederzeit per Email (Ihr Email) und auch bei jedem Erhalt des Newsletters direkt dort und einfach widerrufen (Recht auf Widerspruch – Art 21 DSGVO).
Ihr Name/Anschritft/Email als Verantwortliche
2. Neues Verzeichnis: Kundenbetreuung und Kommunikation
Verantwortliche(r)
Name
Adresse
Email
Tel:
Zweck
Als Psychotherapeut/in unter der Verpflichtung, bei Werbung und Ankündigungen in der Öffentlichkeit fachlichen Gesichtspunkten strikt den Vorrang vor kommerziellen Gesichtspunkten einzuräumen, ist der Zweck der Werbung oder Ankündigungen zB per Newsltter auf das sachlich Gebotene beschränkt. Daher beinhalten meine Newsletter und Ankündigungen nur ausreichende Information über Art und Umfang der angebotenen Leistungen (Supervision, Coaching, Teamberatung, Workshops, Seminare, Fort- und Weiterbildung, … ;sowie Veranstaltungen, für die die Teilnehmer Fort-/Weiterbildungs-Bestätigungen bekommen) sowie über die geforderten Entgelte und die Rechte der Klienten bzw Aus-/Fortzubildenden und dies nur insoweit ich als Psychotherapeut/in die dafür notwendige (Zusatz) Qualifikation und Kompetenz erworben habe.
Ausdrücklich enthalten meine Newsletter zB keine Werbung für gewerbliche Produkte wie zB Bücher, Videos, DVDs, … und gewerbliche Dienstleistungen oder Veranstaltungen und sind von der Anzahl der Aussendungen auf das aller notwendigste begrenzt.
Kategorien der betroffenen Personen
| Lfd. Nr. | Beschreibung der Kategorien betroffener Personen |
| 1 | Klienten, Aus-/Fortzubildende und Interessenten |
| 2 | Kontaktpersonen beim Klienten, Aus-/Fortzubildenen und Interessierten |
Rechtsgrundlagen
- Newsletter + Fotos: Art 6 Z 1 lit a (Einwilligung der Betroffenen)
- Ansonsten:Art: 6 Z 1 lit b (zur Vertragserfüllung erforderlich), c (gesetzliche Verpflichtungen nach der BAO und dem UGB), f (berechtigte Interessen des Verantwortlichen)
- 151 GewO 1994
- Psychotherapiegesetz
- Telekommunikationsgesetzes
- Berufskodex für Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten
- „SA022 Kundenbetreuung und Marketing für eigene Zwecke“
- Datenschutz-Folgenabschätzung-Ausnahmenverordnung (DSFA-AV), BGBl. II Nr. 108/2018 und daher ist keine Folgeabschätzung für diese Verarbeitung notwendig
Verträge, Zustimmungserklärungen oder sonstige Unterlagen
Zustimmungserklärungen bzw. Verträge sowie Verträge mit Auftragsverarbeitern usw. sind im Archiv abgelegt.
Kategorien der verarbeiteten Daten
| Kategorien der betroffenen Personengruppe |
Lfd. Nr.: | Datenkategorien | Besondere Datenkategorien im Sinne der Art 9 und Art 10 DSGVO | Rechtsvertreter im Anlassfall |
Gericht im Anlassfall |
Externes Newsletter-Toll |
| 1. Klienten, Aus-/Fortzubildende und Interessenten | 01 | Ordnungs-/Klienten-/Auszubildendennummer | Nein | X | X | |
| 02 | Name bzw. Bezeichnung | Nein | X | X | X | |
| 03 | Anrede/Geschlecht | Nein | X | X | X | |
| 04 | Anschrift bzw. Lieferadresse | Nein | X | X | ||
| 05 | Telefon-, Handy-, Faxnummer, Emails, | Nein | X | X | ||
| 06 | IP-Adressse | Nein | X | X | ||
| 07 | Einwilligung nach Art 4 abgelegt | Nein | X | X | ||
| 08 | Berufs-, Branchen- Geschäftsbezeichnung | Nein | X | X | ||
| 09 | Nachfrageinteressen (auf Grund bisherigen Nachfrageverhaltens oder eigener Angaben des Kunden gegenüber dem Auftraggeber) | Nein | X | X | ||
| 10 | Art der Leistung | Nein | X | X | ||
| 11 | Umfang der Leistung | Nein | X | X | ||
| 12 | Gefordertes Entgelt | Nein | X | X | ||
| 13 | Rechte der Klienten bzw Aus-/Fortzubildenden | Nein | X | X | ||
| 14 | Newsletter-Sperre | Nein | X | X | ||
| 15 | Auftragssperre = Recht auf Einschränkung geltend gemacht |
Nein | X | X | ||
| 16 | Fotos | Nein | X | X | ||
| Kontaktpersonen bei Klienten, Aus-/Fortzubildende und Interessenten | 17 | Ordnungs-/Klienten-/Auszubildendennumme | Nein | X | X | |
| 18 | Name bzw. Bezeichnung, | Nein | X | X | X | |
| 19 | Anrede/Geschlecht | Nein | X | X | X | |
| 20 | Zugehöriger Kunde oder Interessent (Bezeichnung und Anschrift) | Nein | X | X | ||
| 21 | Telefon-, Handy-, Faxnummer, Emails, … | Nein | X | X | ||
| 22 | Funktion oder betreutes Aufgabengebiet beim Kunden oder Interessenten | Nein | X | X | ||
| 23 | IP-Adressse | Nein | X | X | ||
| 24 | Einwilligung nach Art 4 abgelegt | Nein | X | X | ||
| 25 | Berufs-, Branchen- Geschäftsbezeichnung | Nein | X | X | ||
| 26 | Nachfrageinteressen (auf Grund bisherigen Nachfrageverhaltens oder eigener Angaben des Kunden gegenüber dem Auftraggeber) | Nein | X | X | ||
| 27 | Art der Leistung | Nein | X | X | ||
| 28 | Umfang der Leistung | Nein | X | X | ||
| 29 | Gefordertes Entgelt | Nein | X | X | ||
| 30 | Rechte der Klienten bzw Aus-/Fortzubildenden | Nein | X | X | ||
| 31 | Newsletter-Sperre | Nein | X | X | ||
| 32 | Auftragssperre = Recht auf Einschränkung geltend gemacht |
Nein | X | X | ||
| 33 | Fotos | Nein | X | X |
Löschungs- und Aufbewahrungsfristen
| Daten (Lfd. Nr.) | Angabe bzw. Beschreibung der Löschungs- bzw. Aufbewahrungsfristen |
| 1 – 33 | Bei einem bestehenden oder abgeschlossenem Vertrag aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie z. B. § 132 Abs 1 BAO, §§ 190, 212 UGB, § 18 UStG Abs 2 Z3 auf jeden Fall 7 Jahre; darüberhinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen |
| Interessenten | 1 Jahre nach letztem Kontakt (-versuch) |
| Newsletter, Fotos | Recht auf Widerspruch (Art 21 DSGVO) |
| IP-Adresse, … | Zu eigenen Sicherheitszwecken:Speicherfrist von maximal 7 Tagen (siehe auch Datenschutzerklärung Homepage) |
Kategorien der Empfänger sowie Übermittlungsort (Drittstaat, Internationale Organisation)
| Empfängerkategorien | Drittstaat (d.h. Staaten außerhalb der EU) |
Internationale Organisation |
| 1.Rechtsvertreter im Anlassfall | Nein | Nein |
| 2.Gericht im Anlassfall | Nein | Nein |
| 3. Externer Newsletter-Tool-Anbieter | ? | Nein |
? (siehe Pkt.4 unten)
Es erfolgt keine Übermittlung an Drittstaaten,
wenn Sie es selber machen, ansonsten schauen Sie bitte im Vertrag mit dem Newsletter-Tool-Anbieter nach (siehe Pkt. 4)
3. zusätzliche TOMs: E-Mail-Marketing – Recht auf Widerspruch (Art 21 DSGVO)
Vorab beachte ich Name des Verantwortlichen die sogenannte Robinson-Liste und setzte ein Hackerl bei „Keine Zusendungen von Werbematerial, Newsletter erwünscht“ für alle natürlichen und juristischen Personen, die in dieser Liste ausdrücklich auf die Zusendung von Werbematerial sowie Werbemails verzichten, siehe https://www.rtr.at/de/tk/TKKS_ECGListe Referenz: § 7 E-Commerce-Gesetz (ECG)
Die Newsletter-Abonnenten, die ihre klare Einwilligung nach Art 4 DSGVO nachweislich abgegeben haben, werden hinreichend sowohl über Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung als auch über ihre Rechte als Betroffene wie Recht auf Information, auf Auskunft und Richtigstellung, Widerspruchsrecht, auf Löschung und Einschränkung im E-Mail-Newsletter informiert.
Darüber hinaus gibt es in jedem E-Mail-Newsletter die einfache und rasche Möglichkeit für den Betroffenen, sich vom E-Mail-Newsletter abzumelden (mit einem automatisierten Email, dass er von der Newsletter-Liste gelöscht wurde) und einen Hinweis auf meine Datenschutzerklärung als Link.
Individuelles Tracking der Newsletter, auch über eine Übermittlungs- bzw. Lesebestätigung, wird nicht gemacht, da dafür eine eigene Einwilligungserklärung notwendig ist.
Macht ein Betroffener seine Rechte auf Widerspruch nicht mit Hilfe des Links im Newsletter geltend, sondern in einer anderen Form, sei es z. B. mündlich, schriftlich. per Email (insbesondere datenschutz@………..) so gilt folgendes:
- Sollte der Betroffene mir nicht persönlich bekannt sein, so muss ich zwecks Vermeidung einer Datenschutzverletzung die Identität des Antragsstellers (Betroffenen) feststellen:
„Sehr geehrte Frau/Herr …… !Da ich Sie leider noch nicht persönlich kennen lernen durfte, bitte ich Sie, um keine Datenschutzverletzung zu machen wie z. B. personenbezogen Daten an eine falsche Person weiterzuleiten, mir eine Kopie/Scann Ihres Personalausweises/Reisepasses zukommen zu lassen. Der Scann/Kopie wird sogleich nach Identitätsfeststellung gelöscht.Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis“
- Identität kann nicht zweifelsfrei festgestellt werden und der Betroffene meldet sich trotz Information darüber nicht mehr: => Keine Aktivitäten meinerseits sind notwendig.
- Identität zweifelsfrei festgestellt und Verlangen ist rechtens
=> Der Betroffene bekommt betreffs Recht auf Widerspruch (Art 15 DSGVO) ehest möglich folgende Antworten:
„Sehr geehrte Frau/Herr ……!
Gemäß Ihrem Wunsch habe ich Sie hiermit von der Newsletter-Verteiler-Liste gelöscht. Sie erhalten keinen Newsletter oder Werbezusendungen von mir mehr.“
Sollte dieses Mail-Newsletter-Tool von einem Dritten bereitgestellt sein, so gibt es dazu eine Vereinbarung mit diesem Auftragsverarbeiter nach Art 28 DSGVO (siehe Pkt. 4)
Referenzen: Art 4, Art 8, Art 9 DSGVO; Erwägungsgründe: 26ff, 51ff; § 4 Abs 4 DSG 2018; Recht auf Widerspruch Art 21 DSGVO
4. Einen neuen Newsltter-Tool-Anbieter
Eine sehr gute Liste der DSGVO-konformen Newsletter-Tool-Anbieter findet Sie hier: https://www.blogmojo.de/adv-vertraege/ , die Ihnen auch gleich Datenverarbeitungsverträge nach Art 28 DSGVO zum Downlaoden fürs Archiv anbieten,
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