Welche Einwilligungen brauche ich als Psychotherapeut/in?

Die personenbezogen (pb) Daten Ihrer Klienten dürfen Sie aufgrund des Therapievertrages verarbeiten, die Dokumentation der pb Daten müssen Sie aufgrund eines Gesetzes machen. Die Einwilligungen Ihrer Klienten, die Sie für die meisten Weiterleitungen von sensiblen Daten brauchen, finden Sie im Anhang Ihrer Vorlage unter  „7.1.Informationsblatt über sensible Daten (Art 9 + 13 DSGVO)“ oder hier unten.

Die Einwilligung zu einem Newsletter finden Sie auch in Ihrer Vorlage im Anhang bzw im Blog unter „Umgang mit Teilnehmerlisten und Newsletter“

Sollten Sie sich die Vorlage für Psychotherapeuten/innen schon vor dem 22. Juni 2018 runtergeladen haben, so können Sie diese weiterhin verwenden oder Sie löschen bitte im Anhang der Vorlage folgendes vollständig:

7.1, Einwilligungserklärung in die Datenverarbeitung – Therapie

und ersetzen Sie es vollständig mit folgendem neu gestaltetem Informationsblatt:

7.1. Informationsblatt über sensible Daten (Art 9 + 13 DSGVO) beim Erstgespräch

Sehr geehrte Klientin!
Sehr geehrter Klient!

Gemäß Artikel 13 DSGVO möchte ich Name Psychotherapeut/in Sie vorab informieren, dass ich als Verantwortliche/r folgende sensible Daten von Ihnen aufgrund unseres Beratungsvertrages bzw des Psychotherapiegesetzes verarbeiten werde:

Betroffene Personengruppen:	Nr.:	Datenarten (samt Historie):
KlientInnen	01	Klientennummer, Protokollnummer
	02	Namen, frühere Namen (Namensteile)
	03	Anschrift
	04	Telefon- und Faxnummer und andere zur Adressierung erforderliche Informationen, die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben
	05	Geburtsdatum, Geburtsort
	06	Staatsangehörigkeit
	07	Geschlecht
	08	Buchhaltungsunterlagen
	09	Sozialversicherungsträger
	10	Sonstige Daten zur Sozialversicherung (insbesondere der Name, das Geburtsdatum und die Sozialversicherungsnummer des Hauptversicherten sowie das Verwandtschaftsverhältnis zum Hauptversicherten bei mitversicherten Patienten/Klienten )
	11	Vorgeschichte der Problematik und der allfälligen Erkrankung sowie die bisherigen Diagnosen und den bisherigen Krankheitsverlauf,
	15	Beginn, Verlauf und Beendigung der psychotherapeutischen Leistungen,
	16	Art und Umfang der diagnostischen Leistungen, der beratenden oder behandelnden Interventionsformen sowie Ergebnisse einer allfälligen Evaluierung,
	17	vereinbartes Honorar und sonstige weitere Vereinbarungen aus dem Behandlungsvertrag
	18	erfolgte Aufklärungsschritte und nachweisliche Informationen,
	19	Konsultationen von Berufsangehörigen oder anderen Gesundheitsberufen,
	20	Übermittlung von Daten und Informationen an Dritte, insbesondere an Krankenversicherungsträger,
	21	allfällige Empfehlungen zu ergänzenden ärztlichen, klinisch-psychologischen, gesundheitspsychologischen oder musiktherapeutischen Leistungen oder anderen Abklärungen,
	22	Einsichtnahmen in die Dokumentation sowie
	23	Begründung der Verweigerungen der Einsichtnahme in die Dokumentation.
Kontaktperson (nach Angabe des Klienten oder gesetzlicher Vertreter des Klienten :	26	Name
	27	Anschrift
	28	Telefon- und Faxnummer und andere zur Adressierung erforderliche Informationen, die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben
	29	Zustimmung des gesetzlichen Vertreters zur Behandlung
	30	Keine Zustimmung des gesetzlichen Vertreters notwendig

Die Höchstdauer der zulässigen Datenaufbewahrung beträgt:

Die Daten der Patienten/Klienten sind gemäß §16a (3) Dokumentationsplicht Psychotherapiegesetz 1990 zehn Jahre aufzubewahren. Weiters ist es zulässig, alle Daten bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden, aufzubewahren, Insbesondere bei Kindern und Jugendlichen, die Opfer von kriminellen Handlungen und sexuellen Übergriffen geworden sind und bei denen die Dokumentation später z.B. als Beweise benötigt werden könnte, kann im Einzelfall die Löschungsfrist auf 30 Jahre und länger verlängert werden.

Ich verwende Ihre Daten für folgende Zwecke:

• Führung und Pflege von Klientenkarteien zur Dokumentation gemäß §16a (3) Dokumentationsplicht Psychotherapiegesetz 1990

• Erstellung von medizinischen Gutachten und Honorarverrechnung durch Therapeuten, einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie zB Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten zur Erfüllung des Behandlungsvertrages

Ihre Daten werden an folgende Empfänger weitergeleitet:

Rechtsgrundlage	Empfängerkategorien
gesetzlich	Sozialversicherungsträger (einschließlich Betriebskrankenkassen), MA11 und sonstige Kostenträger im Rahmen ihrer rechtlichen Befugnisse auf Grund von Gesetzen oder Sozialversicherungsabkommen;
gesetzlich	Auftraggeber von Gutachten, soweit die rechtlichen Voraussetzungen für die Erstellung des Gutachtens vorliegen;
Nur im Anlassfall (gesetzl. Regelung bzw. Einwilligung des Klienten)	Mit der Rechtsdurchsetzung, Streitschlichtung und Klärung von Beschwerden der Patienten/Klienten und Abrechnungsansprüchen (des Auftraggebers) betraute Stellen, insbesondere Rechtsanwälte, Gerichte, Schlichtungsstellen und Patientenanwälte,
Im Falle von Karenz, Pensionierung, Arbeitsunfähigkeit oder Todes des Therapeut/in	ist der Erbe oder sonstige Rechtsnachfolger unter Wahrung des Datenschutzes verpflichtet, die Dokumentation für die der Aufbewahrungspflicht entsprechende Dauer gegen Kostenersatz 1. einem genannten Berufsangehörigen, der in diese Benennung und Pflichtenübernahme schriftlich eingewilligt hat, andernfalls 2. vom Bundesministerium für Gesundheit zu bestimmenden Dritten zu übermitteln.

Die Weiterleitung an folgende Empfängern bedarf der Einwilligung des Klienten/in durch Ankreuzen:

Bitte ankreuzen	Privatversicherungen zum Zweck der Abwicklung des Versicherungsanspruches
Bitte ankreuzen	Die Abrechnung mit der Privatversicherung übernimmt der Klient/In selber und erhält die dafür notwendigen Unterlagen
Bitte ankreuzen	Ärzte, Vertreter von sonstigen Gesundheitsberufen und medizinische oder soziale Einrichtungen, sowie nicht-ärztliche Gesundheitsberufe in deren Behandlung der Patient steht oder überwiesen wird.
Bitte ankreuzen	Bitte hier Ihren Honorar-Abrechnungs-Verein eintragen

Ich habe den Klienten/in darauf hingewiesen worden, dass

• wenn er/sie nicht will, dass ich die sensiblen Daten an meinen Honorar-Abrechnungs-Verein weiterleite und die Therapie auch nicht von einer Sozialversicherung übernommen wird bzw dies auch der Klient ausdrücklich nicht will, er/sie die Therapie privat zu bezahlen hat.

• die im Rahmen der vorstehenden genannten Zweck erhobenen sensiblen Daten unter Beachtung des DSGVO und des DSG erhoben, verarbeitet, genutzt und nur sicher sowie verschlüsselt übermittelt werden.

• die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten auf freiwilliger Basis erfolgt und dass der Klient/in sein/ihr Einverständnis verweigern oder jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann

• er/sie jederzeit berechtigt ist kostenfrei Einsicht in die Dokumentation über die zu seiner/ihrer Person gespeicherten Daten oder einmalig die Herstellung von Abschriften zu verlangen, soweit diese das Vertrauensverhältnis zwischen mir als Therapeuten/in und ihm/ihr als Klient/in nicht gefährden. (§ 16a. (2) Psychotherapiegesetz 1990)

• sie/er jederzeit berechtigt ist, die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung einzelner personenbezogener Daten zu verlangen.

• seine/ihre Daten vollständig anonymisiert für wissenschaftliche Zwecke verwendet werden können.

• sie/er im Falle der Einsicht, des Widerrufes oder der Löschung dies als Antrag schriftlich bzw. per Email an mich Name, Adresse zu richten hat

• ich ihm/ihr den Aushang „Datenschutzerklärung“ ebenso zur Kenntnis gebracht habe.

Im Falle des Widerrufes oder Antrag auf Löschung werden die pB Daten mit dem Zugang der Willenserklärung gelöscht und nur

• Daten aus dem Behandlungsvertrag, die für eine ordnungsgemäße Buchhaltung aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen notwendig sind, sicher für 7 Jahre aufbewahrt und dann gelöscht.

• die sensiblen Daten werden gemäß §16a (3) Dokumentationspflicht Psychotherapiegesetz 1990 an einem sicheren Ort – getrennt von den Buchhaltungsunterlagen – archiviert und nach Ablauf der gesetzlicher Fristen von 10 Jahren dann endgültig gelöscht

• vollständig anonymisiert für wissenschaftliche Zwecke verwendet werden

Ich werde den Widerruf an die o. g. Dritten weiterleiten, die ihrerseits dann die Daten löschen, ausdrücklich ausgenommen davon sind die Sozialversicherungen*.

*Die Löschung seiner Daten bei der Sozialversicherung muss der Klient von sich aus beantragen, da möglicherweise alle auf Grundlage dieser Daten von den Sozialversicherungen bisher erbrachten Leistungen der Sozialversicherung binnen vier Wochen ab Tilgung der Daten vom Antragsteller zurückzuzahlen sind.

Diese Informationsblatt wurde der/m Klienten/in: …………………Name………………

am ………………………… in meiner Praxis vorgelegt, besprochen und wird im Archiv abgelegt.

Auf Wunsch des Klienten ist eine Kopie zu übergeben